Dane i dokumenty potrzebne do każdej czynności notarialnej
Osoby fizyczne:
1) imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer i data ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania, ewentualnie adres do doręczeń, stan cywilny,
2) w przypadku innego niż ustawowy małżeński ustrój majątkowy – dokument będący podstawą wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej lub wyrok rozwodowy (wypis aktu notarialnego, odpis prawomocnego wyroku sądu),
3) w przypadku działania przez pełnomocnika – wypis aktu notarialnego obejmującego pełnomocnictwo,
4) w przypadku zmiany miejsca zameldowania nieujawnionej w dowodzie osobistym – potwierdzenie zameldowania na pobyt stały;
Osoby prawne (np. Spółki):
1) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), numery REGON i NIP – jeśli nie wynikają z odpisu z KRS, ewentualnie adres do doręczeń,
2) dane osób fizycznych reprezentujących osobę prawną – imiona, nazwisko, numer i data ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania,
3) uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego lub statutu osoby prawnej (np. z umowy spółki) wynika, że uchwała taka nie jest potrzebna;
Dokonanie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone kontaktem z notariuszem, co pozwoli na uzyskanie wszelkich niezbędnych informacji dotyczących m. in. przebiegu czynności, dokumentów wymaganych w konkretnym przypadku, obliczenia opłat związanych z dokonaniem czynności oraz ustalenia dogodnego terminu spotkania. Dokumenty potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej, powinny zostać dostarczone do kancelarii notarialnej przed umówionym terminem spotkania. Dokładna weryfikacja tych dokumentów i sprawdzenie ich prawidłowości pozwoli bowiem na sprawne i bezpieczne sporządzenie czynności. W razie braku możliwości osobistego dostarczenia dokumentów, mogą one zostać przesłane do kancelarii e-mailem – w takim przypadku w dniu dokonania czynności powinny zostać okazane lub przedłożone w oryginale.
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia umów lub innych czynności notarialnych przeniesienia własności (zbycia między innymi w drodze: sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub wspólności, działu spadku, dożywocia, podziału majątku):
ZBYCIE LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ
1) numer księgi wieczystej (lub odpis zwykły księgi wieczystej),
2) podstawa nabycia nieruchomości, np.: akt notarialny (umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź zasiedzeniu, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków i wypis z rejestru lokali – przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
6) data wydania lokalu,
7) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
8) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
9) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców (w przypadku darowizny);
2) podstawa nabycia nieruchomości, np.: akt notarialny (umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź zasiedzeniu, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków i wypis z rejestru lokali – przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
6) data wydania lokalu,
7) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
8) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
9) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców (w przypadku darowizny);
ZBYCIE SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU
1) numer księgi wieczystej (lub odpis zwykły księgi wieczystej) – jeżeli jest ona założona,
2) zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym prawie do lokalu,
3) w przypadku braku księgi wieczystej – zaświadczenie spółdzielni, że dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta,
4) podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.: przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
5) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia wspólności i zachowku,
6) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
7) data wydania przedmiotu umowy,
8) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
9) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
10) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców (w przypadku darowizny);
2) zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym prawie do lokalu,
3) w przypadku braku księgi wieczystej – zaświadczenie spółdzielni, że dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta,
4) podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.: przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
5) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia wspólności i zachowku,
6) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
7) data wydania przedmiotu umowy,
8) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
9) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
10) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców (w przypadku darowizny);
ZBYCIE DZIAŁKI NIEZABUDOWANEJ
1) numer księgi wieczystej (lub odpis zwykły księgi wieczystej),
2) podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.: akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej; każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
6) zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,
7) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
8) data wydania nieruchomości,
9) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
10) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
11) w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek;
2) podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.: akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej; każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
6) zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,
7) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
8) data wydania nieruchomości,
9) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
10) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
11) w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek;
ZBYCIE DZIAŁKI ZABUDOWANEJ
1) numer księgi wieczystej (lub odpis zwykły księgi wieczystej),
2) podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.: akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej lub jeżeli działka zabudowana jest budynkiem nieujawnionym w księdze wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej; każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
6) zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,
7) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
8) data wydania nieruchomości,
9) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
10) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
11) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców;
2) podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.: akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
3) zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
4) wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej lub jeżeli działka zabudowana jest budynkiem nieujawnionym w księdze wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej; każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
5) ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
6) zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,
7) cena sprzedaży i warunki jej płatności,
8) data wydania nieruchomości,
9) numer konta bankowego strony sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,
10) oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
11) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców;
TESTAMENT
1) dane osoby powoływanej do spadku lub wydziedziczonej (imiona, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia),
2) powód wydziedziczenia – jeżeli testament obejmuje pozbawienie prawa do zachowku,
3) jeśli testament zawierać ma zapis windykacyjny – szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu (dostępne w odpisie zwykłym księgi wieczystej lub w akcie notarialnym obejmującym umowę nabycia nieruchomości);
2) powód wydziedziczenia – jeżeli testament obejmuje pozbawienie prawa do zachowku,
3) jeśli testament zawierać ma zapis windykacyjny – szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu (dostępne w odpisie zwykłym księgi wieczystej lub w akcie notarialnym obejmującym umowę nabycia nieruchomości);
AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA
1) odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
2) numer ewidencyjny PESEL spadkodawcy (w razie braku dokumentu, z którego numer ten wynika – zaświadczenie z Urzędu Miasta – Wydziału Ewidencji Ludności/Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego o numerze ewidencyjnym PESEL spadkodawcy),
3) odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców ustawowych, noszących nazwisko spadkodawcy albo odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców ustawowych, którzy zmienili nazwisko zawierając małżeństwo,
4) wszelkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty – w tym zmienione i odwołane;
2) numer ewidencyjny PESEL spadkodawcy (w razie braku dokumentu, z którego numer ten wynika – zaświadczenie z Urzędu Miasta – Wydziału Ewidencji Ludności/Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego o numerze ewidencyjnym PESEL spadkodawcy),
3) odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców ustawowych, noszących nazwisko spadkodawcy albo odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców ustawowych, którzy zmienili nazwisko zawierając małżeństwo,
4) wszelkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty – w tym zmienione i odwołane;
OŚWIADCZENIE O ODRZUCENIU LUB PRZYJĘCIU SPADKU
1) odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
2) informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania;
2) informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania;
PEŁNOMOCNICTWO
1) dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania),
2) informacja o zakresie umocowania – tzn. o czynnościach, do których pełnomocnictwo zostanie udzielone;
2) informacja o zakresie umocowania – tzn. o czynnościach, do których pełnomocnictwo zostanie udzielone;
PODDANIE SIĘ EGZEKUCJI
1) dokument, z którego wynika zobowiązanie do poddania się egzekucji;
UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA
ZAWIERANA PRZED ZAWARCIEM MAŁŻEŃSTWA
1) imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer i data ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania;
1) imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer i data ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania;
ZAWIERANA PO ZAWARCIU MAŁŻEŃSTWA
1) oprócz danych osobowych – odpis skrócony aktu małżeństwa;
UMOWA SPÓŁKI
1) informacje (dane) dotyczące wspólników,
2) informacje dotyczące postanowień umowy spółki – m.in. jej firmy, siedziby, kapitału zakładowego, ilości i wartości udziałów oraz sposobu ich objęcia (pokrycia), przedmiotu działalności;
2) informacje dotyczące postanowień umowy spółki – m.in. jej firmy, siedziby, kapitału zakładowego, ilości i wartości udziałów oraz sposobu ich objęcia (pokrycia), przedmiotu działalności;
PROTOKÓŁ SPÓŁKI I INNEJ OSOBY PRAWNEJ ORAZ WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ
1) dane rejestrowe (odpis z rejestru/numer rejestru),
2) porządek obrad i projekty uchwał;
2) porządek obrad i projekty uchwał;
